Assistant (e) Logistique

Job Description

Sous la supervision directe du chef de bureau de terrain de Dori et le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

Responsibilities

• Fonctions et responsabilités :

• a) Achats et approvisionnements
• Assister dans l'évaluation des demandes d'achat afin de vérifier la conformité des spécifications, des dates de livraison et de toutes les autres exigences.
• Aider à la rédaction et à l'envoi des demandes de devis, à la conduite des consultations secondaires et/ou des appels d'offres.
• Contribuer à l'évaluation des offres, lorsque requis.
• Contribuer à l'évaluation de la performance des fournisseurs et signaler, si nécessaire, la nécessité de prolonger leurs contrats.
• Préparer les bons de commande, envoyer les confirmations, demandes d'inspection et autres correspondances nécessaires.
• Assurer le suivi de la fabrication et du transport des biens commandés pour garantir une livraison dans les délais.
• Vérifier les factures par rapport aux bons de commande afin d'en garantir l'exactitude
• b) Gestion des entrepôts et des stocks
• Appuyer la gestion des entrepôts et contribuer à la planification des livraisons de marchandises.
• Fournir des informations actualisées sur la disponibilité des articles dans la chaîne d'approvisionnement.
• Gérer la réception et le stockage des marchandises conformément aux bonnes pratiques et aux règles du HCR.
• Veiller à la mise à jour de l'inventaire des stocks dans le système CERP.
• Garantir la sûreté et la sécurité des stocks tout au long du cycle d'entreposage.
• Participer aux contrôles réguliers des stocks, y compris l'enregistrement des entrées et sorties de marchandises.
• Appuyer la gestion des stocks et le réapprovisionnement des articles de secours en coordination avec l'Unité d'approvisionnement d'urgence et les autres unités de la SLS.
• c) Suivi logistique
• Tenir des dossiers précis et complets sur les activités logistiques.
• Fournir des rapports et mises à jour périodiques ou à la demande.
• Assurer le suivi des expéditions, du transport et, si applicable, du dédouanement.
• Appuyer l'initiation ou la coordination des exonérations fiscales des envois, et assurer la liaison avec les points focaux locaux pour garantir l'obtention des permis et autorisations nécessaires.
• Fournir un appui aux tâches de gestion de flotte lorsque requis.
• Préparer les rapports statistiques trimestriels et annuels.
• d) Coordination et communication
• Coordonner avec l'Unité d'approvisionnement d'urgence, les transitaires et les opérations d'urgence pour la mise à disposition des articles de secours.
• Coordonner avec les autres unités logistiques pour garantir la fluidité des processus d'approvisionnement.
• Aider à la liaison locale avec les partenaires pour soutenir efficacement les activités logistiques.
• Aider à la coordination des activités logistiques des partenaires et/ou contractants du HCR menant des activités liées à l'approvisionnement.
• e) Support administratif
• Gérer la correspondance liée aux achats, inspections, confirmations et suivi des commandes.
• Appuyer les autres tâches logistiques assignées par le superviseur selon les besoins.
• Contribuer à toute autre activité logistique ou administrative jugée nécessaire pour le bon déroulement des opérations.

Eligibility Criteria

• Age: 18 - 80
• Required experience: 3 years
• Nationality: Candidate must be a national, legal resident or hold refugee status in the country of assignment.

Assignment Requirements

• Relevant experience: 3 years
• Languages:
  • French, Level: Fluent, Required
  • English, Level: Working knowledge, Desirable
• Required education level: Bachelor's degree in
  • Bonne connaissance principes et pratiques liés à la logistique, la gestion des approvisionnements, les achats, le transport ou la gestion des stocks.
  • Bonne connaissance du contexte humanitaire, avec une organisation internationale ou une agence des Nations Unies, considérée comme un avantage.
  • Maitrise des systèmes de gestion des stocks et/ou ERP.

Competencies and Values

• Professionnalisme : compréhension démontrée des opérations pertinentes pour le HCR ; compétences techniques ou connaissances transférables aux procédures et règles du HCR ; discrétion, sens politique, diplomatie et tact dans les relations avec les clients ; capacité à faire preuve de bon jugement ; aptitude à coordonner avec divers acteurs, notamment à des postes élevés ; autonomie, initiative personnelle et sens des responsabilités ; débrouillardise et volonté d'assumer de larges responsabilités ; capacité à gérer l'information de manière objective, précise et confidentielle ; sens du service et orientation client.
• Intégrité : incarner les valeurs et normes éthiques des Nations Unies et du HCR dans les activités et comportements quotidiens ; agir sans rechercher de gains personnels ; résister aux pressions politiques indues dans la prise de décision ; défendre les décisions dans l'intérêt de l'organisation même si elles sont impopulaires ; agir rapidement en cas de comportement non professionnel ou contraire à l'éthique ; ne pas abuser de son pouvoir ou de son autorité.
• Travail d'équipe et respect de la diversité : capacité à travailler efficacement au-delà des frontières organisationnelles ; excellentes compétences interpersonnelles ; aptitude à établir et maintenir des partenariats efficaces et des relations de travail harmonieuses dans un environnement multiculturel, multiethnique et mixte, avec sensibilité et respect de la diversité ; sensibilité et adaptabilité à la culture, au genre, à la religion, à la nationalité et à l'âge ; engagement en faveur de l'égalité des sexes en assurant la participation égale et l'implication complète des femmes et des hommes dans tous les aspects des opérations des Nations Unies ; capacité à atteindre des objectifs communs et à fournir des conseils ou des formations aux collègues.
• Engagement envers l'apprentissage continu : initiative et volonté d'acquérir de nouvelles compétences et de se tenir informé des évolutions dans son domaine d'expertise ; capacité à s'adapter aux changements dans l'environnement de travail.
• Planification et organisation : compétences organisationnelles et de résolution de problèmes efficaces ; capacité à gérer un volume de travail important de manière efficiente et dans les délais ; aptitude à établir des priorités, planifier, coordonner et suivre son propre travail ; capacité à travailler sous pression, avec des délais conflictuels, et à gérer plusieurs projets ou activités simultanés.
• Communication : compétences interpersonnelles avérées ; bonnes aptitudes à la communication orale et écrite, y compris la capacité à rédiger des rapports clairs et concis ; aptitude à faire des présentations, à exprimer des options et des positions de manière concise ; capacité à formuler et défendre des recommandations ; aptitude à communiquer et à faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), les militaires, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers ; capacité à transmettre des informations et des connaissances à un large éventail de groupes cibles.

Skills and Experience

• Avoir au moins trois (03) ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la logistique, la gestion des approvisionnements, les achats, le transport ou la gestion des stocks.

Area(s) of Expertise

• Logistics and Inventory