Chargé.e d’appui aux opérations

Basé.e à Kinshasa, il/elle sera sous la responsabilité du chef de projet et travaillera en lien avec l’ensemble de l’équipe projet et l’Unité de soutien au projet (USP). Le.la chargé.e d’appui aux opérations assure un appui transversal au Chef de projet, en contribuant à la coordination opérationnelle, au suivi des activités, à la gestion des flux administratifs et à la sécurisation de la mise en œuvre du projet.

Les principales missions confiées au chargé d’appui aux opérations sont les suivantes :

Appui au pilotage opérationnel - 10%

• Assurer le suivi global des activités du projet (planning, jalons, livrables) ;
• Mettre à jour et consolider les tableaux de suivi des activités ;
• Assurer le suivi des décisions et engagements ;
• Identifier les points de blocage et proposer des actions correctives ;
• Contribuer à la structuration d’un pilotage par jalons.

Coordination des partenaires et suivi des mobilités -35%

• Assurer la coordination avec les partenaires congolais et français ;
• Suivre les activités liées aux mobilités (missions, formations, échanges) ;
• Assurer le suivi administratif et opérationnel des mobilités ;
• Veiller au respect des engagements des partenaires ;
• Faciliter la circulation de l’information entre les acteurs ;
• Contribuer à la préparation des missions en lien avec les partenaires et les fonctions support ;
• Veiller à la prise en compte des aspects sécuritaires (autorisations, briefing sécurité, conformité aux procédures EF) ;
• Assurer le suivi des documents requis pour les missions (ordres de mission, autorisations, justificatifs).

Appui administratif, logistique et archivage - 30%

• Gérer les tâches administratives (courriers, organisation des réunions) ;
• Appuyer l’organisation logistique des ateliers, COPIL, COTECH et missions ;
• Assurer le suivi logistique des prestataires et experts ;
• Suivre les besoins courants en matériel et fournitures ;
• Assurer la gestion et l’archivage des documents du projet (administratifs, contractuels, techniques) en format physique et électronique ;
• Veiller à la traçabilité et à la bonne classification des documents, en lien avec les exigences d’audit ;
• Contribuer à la structuration et à la mise à jour des espaces de stockage partagés.

Appui au pilotage budgétaire et contractuel - 15%

• Contribuer au suivi du Plan de Passation des Contrats (PPC) ;
• Assurer la cohérence entre PPC, budget (ATLAS) et conventions ;
• Suivre l’état d’avancement des conventions et des marchés ;
• Contribuer à l’identification des écarts et besoins d’ajustement ;
• Appuyer la préparation des audits et contrôles ;
• Contribuer à la mise à disposition des pièces justificatives dans le cadre des audits.

Appui au reporting et à la capitalisation - 10%

• Contribuer à la production des rapports d’activités et notes mensuelles ;
• Participer à la collecte et à la consolidation des données SERA ;
• Appuyer la structuration des outils de suivi (indicateurs, tableaux de bord) ;
• Contribuer à la capitalisation des activités ;
• Veiller à la centralisation et à l’archivage des livrables produits.

Compétences et connaissances requises :

• Être titulaire d’un diplôme de niveau bac +3 à bac +5 en gestion de projet, administration, sciences sociales, coopération internationale ou dans tout autre domaine pertinent.
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins quatre (4) ans dans des fonctions liées à la gestion ou à la coordination de projets, incluant le suivi administratif et logistique, idéalement dans un environnement multi-acteurs. Une expérience dans un projet de coopération internationale constitue un atout important.
• Disposer d’une bonne maîtrise des outils et méthodes de suivi opérationnel de projet, notamment en matière de planification des activités, de suivi des livrables et de coordination des acteurs.
• Présenter des connaissances en matière de suivi budgétaire et contractuel, ainsi qu’une capacité à contribuer à la préparation des audits et au suivi des engagements.
• Expérience prouvée dans la préparation et l’animation d’ateliers, de séminaires ou d'autres événements impliquant plusieurs participants et acteurs multiples.
• Une expérience liée aux questions de genre/égalité homme-femme est considérée comme un atout.
• Avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel, ainsi que Word et PowerPoint.
• Faire preuve de solides capacités rédactionnelles, notamment pour la production de notes, rapports et supports de travail.
• Connaissance et disponibilité à voyager dans les zones de mise en œuvre du projet, y compris dans les zones considérées comme à haut risque sécuritaire (zones rouges).
• Connaissance et maîtrise d’au moins une des langues locales principales de la zone (swahili, kikongo, lingala).

Savoir-être requis pour ce poste :

• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Capacité de coordination et de travail en équipe ;
• Proactivité et capacité d’anticipation ;
• Bon relationnel et capacités de communication ;
• Sens des priorités dans un environnement complexe.

How to Apply :

Postuler sur : https://recrutement.servtec-rdc.com