Chef-fe de projet

Job Description

Le/La Chef-fe de projet aura pour mission principale d’assurer la mise en œuvre d’un projet de qualité dans les zones de santé ciblées. Responsable pour la bonne gestion du projet dans la province sous sa responsabilité, il/elle assure la bonne coordination, planification et suivi conjoint entre les équipes programme et support, de tous les aspects du projet (y compris les activités, indicateurs M&E, les achats et les dépenses). Responsable de la qualité des interventions dans la province sous sa responsabilité, il/elle crée un cadre de travail constructif et favorable à l’apprentissage, à l’analyse autocritique et à l’identification de solutions, toujours avec l’objectif d’assurer la redevabilité auprès des bénéficiaires et les interventions de haute qualité. Il/elle assure les visites terrain régulières soutenant les équipes dans la mise en œuvre et assurant les relations constructives avec les acteurs externes, facilitant l’accès et l’acceptation d’IRC dans la zone d’intervention.

Dans le cadre de son programme intégré en lien avec la protection et santé sexuelle et reproductive, l’IRC envisage la mise en œuvre d’un projet dénommé DELIVER d’une durée de 3 ans dans la province de l’Ituri qui se propose de réduire la morbidité et la mortalité parmi les femmes et adolescentes et protéger la dignité et les droits des femmes et adolescentes vivant dans les régions hyper-prioritaires des plus grandes urgences humanitaires.

Nous atteindrons cet objectif en travaillant vers trois objectifs :

• Accroître l'accès aux services de SSR et de VBG qui sauvent des vies, conformément aux normes humanitaires mondiales
• Améliorer la qualité des services SRH & GBV fournis à travers divers points de prestation de services, et
• Renforcer les connaissances, l'autonomie et le soutien social nécessaires pour que les femmes et les adolescentes puissent maintenir et exercer leur SRHR en cas d'urgence.

Le/La Chef-fe de projet sera sous la supervision du Senior Field Manager et encadrera l’ensemble des équipes du projet pour les volets santé et protection. Il (elle) sera appuyé par les Coordinateurs Techniques d’IRC (Protection intégrée et Santé) pour les aspects techniques.

Responsabilités Clés

Planification du Projet

• Contribuer à la mise à jour et renforcement de la stratégie globale, les méthodes, outils et matériels de mise en œuvre du projet ;
• Organiser les réunions de lancement, de suivi et de clôture des projets au niveau de la province ;
• En collaboration avec le Senior Field Manager, planifier les différentes étapes de mise en œuvre du projet au niveau de la province, et donner des directives aux équipes sous sa responsabilité, en priorisant et organisant les activités et les ressources pour atteindre les objectifs du projet.

Suivi de Mise en Œuvre du Projet

• Superviser et être garant de la mise en œuvre d’un projet de qualité dans la zone sous sa responsabilité, s’assurant que standards techniques d’IRC et les politiques sectorielles du ministère de santé sont connues, appliquées et respectées, s’appuyant sur les coordinateurs techniques et le coordinateur de projet ;
• Assurer la conformité des activités aux engagements bailleur, la communauté et les partenaires ;
• Organiser les réunions de suivi avec l’équipe du projet, afin d’assurer une planification, revue et identification des besoins du projet quotidien, tant que la recherche des solutions aux défis, permettant le bon suivi des activités et l’identification au temps des besoins d’ajustement.
• Au moins une fois par mois et en collaboration avec Senior Field Manager, organiser une réunion avec l’ensemble de l’équipe (programme et support) afin d’assurer le revue conjointe de l’avancement du projet, analysant les défis internes tant qu’externe, des possibles retards, ainsi l’avancement des indicateurs vis-à-vis la durée et consommation budgétaire, afin de pouvoir identifier les possibles solutions et/ou le besoin d’aide à la hiérarchie, et d’informer les mises à jour des plan des activités, des achats et de dépenses, pour la période suivante.
• Assurer le partage des mises à jour desdits documents (plan des activités, dépenses), ainsi les rapports mensuels et autres documents pertinents pour une gestion de projet efficace avec le coordinateur de projet.
• Assurer un suivi budgétaire quotidien des lignes sur sa responsabilité, pour assurer la consommation des ressources dans une façon efficace et conforme au plan des dépenses et d’achat.
• Travailler avec les départements logistiques et finance, ainsi le coordinateur de projet, sur la mise à jour hebdomadaire du BVA et la revue des couts affectés, permettant les corrections selon le besoin, et un aperçu correct de la consommation à tout moment.
• Anticiper et atténuer les risques et résoudre tous les défis imprévus durant la mise en œuvre du projet ;
• S’assurer que la mise en œuvre du projet est réalisée dans les délais, en termes d’objectifs et de budget, en utilisant des systèmes M&E efficaces pour atteindre l’impact souhaité ;
• Faire remonter tout défi à sa hiérarchie pour permettre l’analyse et prise d’action adéquate ;
• Préparer et organiser les différentes supervisions conjointe avec les partenaires du ministère (BCZ, DPS, DIVIGENRE…)
• Veiller au respect des standards et des principes humanitaires et d’IRC lors la mise en œuvre du projet.

Contrôle Qualité/MEAL

• Réaliser des missions de supervisions pour se rassurer de la progression vers l’atteinte des objectifs du projet et des indicateurs et les engagements de qualité.
• En étroite collaboration avec le manager MEAL, et les coordinateurs techniques, assurer que les leçons apprises sont correctement documentées, partagés et analysés et sont prises en compte dans la planification et prise de décision concernant le projet.
• Dans le même sens, veiller à ce que les données soient bien collectées, de qualité et transmises à temps au département MEAL
• Organiser les réunions d’analyse de ces données, au moins chaque trimestre afin de pouvoir apprécier l’efficacité et impact des interventions et d’informer la prise de décision
• Identifier et analyser les lacunes, la valeur ajoutée d’IRC, les synergies et les opportunités dans les zones ciblées et partager les informations pertinentes avec la coordination.
• En collaboration avec le manager et le coordinateur MEAL, veiller à la mise en œuvre d’un système de feedback des bénéficiaires efficace.

Travail avec les Partenaires

• Assurer la mise en œuvre du projet selon une approche de partenariat, en cohérence avec la stratégie d’intervention et l’ambition de localisation portée par IRC ;
• Veiller à ce que la collaboration avec les partenaires soutienne une exécution efficace, de qualité et conforme aux objectifs, engagements et standards du projet ;
• Garantir un cadre de collaboration clair avec les partenaires, fondé sur la complémentarité des rôles, la transparence, la redevabilité mutuelle et la recherche de résultats ;
• Faciliter, avec les équipes concernées, l’accompagnement des partenaires sur les aspects programmatiques, opérationnels et de conformité nécessaire à la bonne mise en œuvre ;
• Promouvoir l’implication effective des partenaires dans les mécanismes de coordination, de pilotage et d’apprentissage du projet ;
• Identifier en temps utile les risques, contraintes ou blocages liés à la mise en œuvre en partenariat, et soutenir la définition de mesures correctives adaptées ;
• Contribuer au renforcement d’une approche de mise en œuvre localisée, en valorisant le rôle et la valeur ajoutée des partenaires dans l’atteinte des résultats du projet.

Gestion Opérationnelle de Mise en Œuvre du Projet

Finance

• Revoir les plans de dépenses de manière régulière (quotidienne, hebdomadaire et mensuelle) et fournir les prévisions de dépenses à venir