Volontaire des Nations Unies - Logistique

Job Description

Sous la supervision directe du chef de bureau de terrain de Dori et le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

Fonctions et responsabilités

a) Achats et approvisioonements

• Assister dans l’évaluation des demandes d’achat afin de vérifier la conformité des spécifications, des dates de livraison et de toutes les autres exigences.
• Aider à la rédaction et à l’envoi des demandes de devis, à la conduite des consultations secondaires et/ou des appels d’offres.
• Contribuer à l’évaluation des offres, lorsque requis.
• Contribuer à l’évaluation de la performance des fournisseurs et signaler, si nécessaire, la nécessité de prolonger leurs contrats.
• Préparer les bons de commande, envoyer les confirmations, demandes d’inspection et autres correspondances nécessaires.
• Assurer le suivi de la fabrication et du transport des biens commandés pour garantir une livraison dans les délais.
• Vérifier les factures par rapport aux bons de commande afin d’en garantir l’exactitude

b) Gestion des entrepôts et des stocks

• Appuyer la gestion des entrepôts et contribuer à la planification des livraisons de marchandises.
• Fournir des informations actualisées sur la disponibilité des articles dans la chaîne d’approvisionnement.
• Gérer la réception et le stockage des marchandises conformément aux bonnes pratiques et aux règles du HCR.
• Veiller à la mise à jour de l’inventaire des stocks dans le système CERP.
• Garantir la sûreté et la sécurité des stocks tout au long du cycle d’entreposage.
• Participer aux contrôles réguliers des stocks, y compris l’enregistrement des entrées et sorties de marchandises.
• Appuyer la gestion des stocks et le réapprovisionnement des articles de secours en coordination avec l’Unité d’approvisionnement d’urgence et les autres unités de la SLS.

c) Suivi logistique

• Tenir des dossiers précis et complets sur les activités logistiques.
• Fournir des rapports et mises à jour périodiques ou à la demande.
• Assurer le suivi des expéditions, du transport et, si applicable, du dédouanement.
• Appuyer l’initiation ou la coordination des exonérations fiscales des envois, et assurer la liaison avec les points focaux locaux pour garantir l’obtention des permis et autorisations nécessaires.
• Fournir un appui aux tâches de gestion de flotte lorsque requis.
• Préparer les rapports statistiques trimestriels et annuels.

d) Coordination et communication

• Coordonner avec l’Unité d’approvisionnement d’urgence, les transitaires et les opérations d’urgence pour la mise à disposition des articles de secours.
• Coordonner avec les autres unités logistiques pour garantir la fluidité des processus d’approvisionnement.
• Aider à la liaison locale avec les partenaires pour soutenir efficacement les activités logistiques.
• Aider à la coordination des activités logistiques des partenaires et/ou contractants du HCR menant des activités liées à l’approvisionnement.

e) Support administratif

• Gérer la correspondance liée aux achats, inspections, confirmations et suivi des commandes.
• Appuyer les autres tâches logistiques assignées par le superviseur selon les besoins.
• Contribuer à toute autre activité logistique ou administrative jugée nécessaire pour le bon déroulement des opérations.