Responsable des Opérations

Job Title

Sous la gestion du Représentant multi-pays (MCR) d'IMPACT, le/la Responsable des opérations dirige la gestion opérationnelle du bureau de Dakar d'IMPACT et appuie la mission Sénégal dans sa fonction de hub régional. Le poste est chargé de veiller à ce que la base opérationnelle de la mission soit efficace, conforme et réactive, en fournissant les structures et l'appui nécessaires à la bonne mise en œuvre des priorités programmatiques et organisationnelles.

Responsabilities

• Administration financière et appui budgétaire
  • Superviser la gestion financière quotidienne de la mission à Dakar, en veillant à ce que la comptabilité, la trésorerie et les pièces justificatives soient gérées avec exactitude et en temps voulu.
  • Appuyer la mise en œuvre des processus financiers, y compris la gestion de la caisse, les décaissements courants, l'administration liée aux salaires, ainsi que la préparation et le classement de la documentation financière requise.
  • Assurer un suivi budgétaire approprié des dépenses opérationnelles, y compris la vérification de la disponibilité budgétaire et du respect des procédures internes de validation.
  • Maintenir une coordination étroite avec les collègues concernés en finance ainsi qu'avec les départements du siège afin de garantir la transparence, l'exactitude et la conformité de la gestion financière.
• Logistique et approvisionnement
  • Superviser la planification et la mise en œuvre des processus logistiques et d'approvisionnement nécessaires au bon fonctionnement du bureau de Dakar et des Guests.
  • Veiller à ce que les processus d'achats, de gestion des fournisseurs, de contractualisation, de suivi des stocks et de livraison soient menés efficacement et conformément aux procédures internes.
  • Superviser la gestion des actifs, des inventaires et des besoins en services opérationnels du bureau et des Guests, en garantissant la continuité et la disponibilité adéquate des biens et services requis.
• Administration
  • Veiller à ce que les systèmes administratifs de la mission et la documentation légale soient maintenus conformément aux exigences nationales et aux standards internes.
  • Superviser le suivi administratif lié à la mobilité du personnel et à sa présence au Sénégal, y compris les visas, les titres de séjour, les arrivées, les départs et les autres procédures administratives pratiques.
  • Maintenir à jour les principaux outils administratifs, trackers et documents d'orientation afin de soutenir le bon fonctionnement de la mission et le respect des procédures applicables par le personnel.
  • Assurer, selon les besoins, la liaison avec les autorités administratives locales et les prestataires de services concernés en appui aux besoins opérationnels de la mission.
• Ressources humaines
  • Superviser l'administration RH du personnel national, en veillant à ce que les contrats, l'intégration des nouveaux employés, la tenue des dossiers du personnel et les autres processus administratifs connexes soient mis en œuvre efficacement et conformément aux procédures applicables.
  • Appuyer la gestion des avantages du personnel, l'administration de la paie, des cotisations sociales et des autres processus liés à l'emploi du personnel national.
  • Veiller à ce que la documentation RH et les dossiers du personnel soient complets, à jour et correctement archivés, tant en version physique que numérique.
  • Contribuer au maintien de systèmes RH cohérents et fonctionnels, notamment en appuyant l'administration du recrutement et, le cas échéant, l'organisation de l'arrivée du personnel.
• Transparence et conformité
  • Appuyer l'équipe de direction de la mission ainsi que le siège afin de garantir des normes élevées de transparence, de conformité et de documentation dans l'ensemble des processus opérationnels.
  • Servir de point focal pour le suivi des audits, en coordonnant la collecte, l'organisation et la transmission en temps voulu des documents requis.
  • Contribuer à garantir que les dossiers opérationnels, les registres et les pièces justificatives soient tenus de manière à faciliter la redevabilité ainsi que les examens internes ou externes.
  • Contribuer à promouvoir une culture de conformité opérationnelle et de rigueur procédurale au sein de la mission.
• Gestion du bureau
  • Superviser la gestion quotidienne du bureau et des Guests afin de garantir qu'ils restent fonctionnels, bien entretenus et propices au bien-être du personnel ainsi qu'à des conditions de travail efficaces.
  • Veiller à ce que les espaces de travail et les lieux d'hébergement soient correctement équipés, approvisionnés, organisés et entretenus afin de répondre aux besoins de la mission.
  • Appuyer les dispositions pratiques facilitant l'arrivée, l'accueil et la présence du personnel à Dakar, en contribuant à un environnement opérationnel sûr, efficace et accueillant.
  • Contribuer au maintien de standards appropriés de devoir de protection grâce à une attention proactive portée aux conditions de travail et de vie du personnel.

Exigences

• Diplôme universitaire en administration, gestion, finance, logistique, ressources humaines ou dans un autre domaine pertinent requis ;
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans les opérations, l'administration, la logistique, la finance, les ressources humaines ou des fonctions de support dans des contextes humanitaires, de développement ou similaires ;
• Solides compétences en organisation, coordination et planification requises, y compris la capacité à gérer simultanément plusieurs priorités opérationnelles et à respecter les délais ;
• Capacité démontrée à travailler de manière autonome, à faire preuve d'initiative et à identifier et résoudre de manière proactive les problèmes opérationnels avec une supervision quotidienne limitée ;
• Fort sens des responsabilités et de la redevabilité, avec la capacité d'assurer un suivi indépendant des tâches et de veiller à la résolution complète des problèmes ;
• Esprit pratique et orienté vers les solutions requis, avec l'aisance nécessaire pour interagir avec des interlocuteurs externes, assurer le suivi auprès des prestataires de services ou des autorités, et faire avancer les processus ;
• Bonne compréhension des exigences en matière de conformité, de documentation et de contrôle interne dans une ONG ou un environnement opérationnel similaire souhaitée ;
• Capacité à travailler sous pression, à gérer des priorités concurrentes et à rester flexible et efficace dans un environnement dynamique requise ;
• Solides compétences interpersonnelles et en communication, avec la capacité de travailler efficacement dans un environnement multiculturel ;
• Maîtrise du français requise ; une connaissance pratique de l'anglais est souhaitable ;
• Excellente maîtrise de Microsoft Office requise, en particulier Excel, Word et Outlook ;
• Grand souci du détail, fiabilité et engagement envers la transparence et la redevabilité ;
• Bonne connaissance du contexte sénégalais et familiarité avec les procédures administratives pertinentes fortement souhaitées.