Assistant de Direction

Job Description

Être un appui stratégique, administratif, organisationnel et logistique pour le directeur des ressources humaines, en garantissant la fluidité et l’efficacité des activités de la direction, en gérant l’interface entre le DRH et ses interlocuteurs internes et externes, et en assurant une confidentialité absolue sur les informations traitées.

Activités

Gestion administrative et documentaire

• Réceptionner, enregistrer, trier, ventiler et suivre le courrier « arrivée et départ » de la DRH.
• Constituer et tenir à jour les chronos et registres administratifs.
• Assurer l’archivage physique et numérique des dossiers selon les procédures en vigueur.
• Garantir la sécurité et la confidentialité des documents sensibles (disciplinaire, paie, médical, données individuelles).
• Assurer la liaison avec le bureau du courrier de la direction générale.

Gestion de l’agenda et coordination

• Gérer et suivre l’agenda du DRH avec rigueur et sens de l’anticipation.
• Planifier, organiser et coordonner les réunions, audiences, visioconférences et rendez-vous.
• Préparer les dossiers, supports et documents nécessaires aux réunions.
• Rédiger et diffuser les ordres du jour, comptes rendus, relevés de décisions et circulaires internes à la direction.
• Assurer le suivi des engagements et actions décidés lors des réunions.

Communication institutionnelle et bilinguisme

• Assurer l’accueil, l’orientation et l’information des visiteurs et interlocuteurs de la direction.
• Rédiger des correspondances, notes et rapports en français et/ou en anglais.
• Assurer la traduction ou la mise en forme de documents bilingues (FR/EN) à la demande du DRH.
• Faciliter la circulation de l’information entre la DRH, les autres directions et les partenaires.

Support aux activités RH stratégiques

• Appuyer le DRH dans la préparation des présentations CODIR, des rapports RH mensuels et des notes de synthèse.
• Contribuer au suivi administratif des procédures disciplinaires, des dossiers de recrutement et de formation.
• Coordonner la logistique des événements RH (HR Unity Day, séminaires, commissions paritaires, PROMOTE, etc.).
• Assurer le suivi auprès des responsables des dossiers CNPS, MINTSS et des correspondances avec les organismes officiels.

Gestion logistique et ressources

• Organiser les missions, déplacements et tournées du personnel de la DRH (réservations, documents, notes de frais, etc.).
• Veiller à l’approvisionnement régulier en matériels et fournitures administratives.
• Encadrer fonctionnellement le personnel d’appui (chauffeur, commis) si nécessaire.

Profil

• Être titulaire d’un Bac+2 en gestion des ressources humaines ou d’un diplôme reconnu équivalent, et/ou d’une formation en assistance de direction.
• Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste d’assistant(e) de direction, dont deux (2) ans minimum au sein d’une direction des ressources humaines.
• Avoir une formation en assistance de direction et une expérience dans un groupe industriel ou à dimension internationale avec une organisation matricielle est un atout.

How to Apply

Les dépôts de candidatures se font uniquement sur le site internet.