Finance Assistant

<p><span><strong>BUT DU RÔLE :</strong></span></p>
<p><span>Donner l’appui technique, administratif et financier pour assurer le respect des politiques et procédures et spécifiquement assurer la bonne marche de la base opérationnelle.</span></p>
<p style="margin-left:0cm"><span><strong>ROLES ET RESPONSABILITES :</strong></span></p>
<p><span><strong><u>Responsabilités Clés&nbsp;:</u></strong></span></p>
<ul>
<li><span>Gestion de la caisse et tenue du livre de caisse&nbsp;;</span></li>
<li><span>Suivie et nettoyage des avances&nbsp;;</span></li>
<li><span>Appui au Classement&nbsp;;</span></li>
<li><span>Comptabilisation des Opérations&nbsp;</span></li>
</ul>
<p><span><strong>Administration&nbsp;:&nbsp;</strong></span></p>
<ul>
<li><span>Préparer toute la documentation pour IPR Occasionnel et Impôt sur le revenu locatif (IRL)&nbsp;;</span></li>
<li><span>Appui dans le classement de correspondances&nbsp;reçues et à expédier&nbsp;du département des Finances ;</span></li>
<li><span>Mettre en place un système de gestion des fournitures du bureau Finance de la Coordination</span></li>
<li><span>Préparer toutes les correspondances relatives aux signataires des comptes et procuration du Bureau SCI Kinshasa</span></li>
<li><span>Préparer trimestriellement les déclarations des sommes versées aux Tiers ainsi que toutes les formalités administratives légales du bureau de Kinshasa&nbsp;;</span></li>
<li><span>Vérifier et déclarer trimestriellement les sommes versées aux Tiers de toutes les bases de SCI</span></li>
<li><span>S’assurer que SESOMO disponibilise la déclaration des IPR et cotisations (CNSS, ONEM, INPP), puis procéder à la vérification, au paiement par voie bancaire et au retrait de l’attestation de paiement pour transmission à SESOMO pour déclarer.</span></li>
<li><span>Fournir toute la documentation relative aux impôts et taxes payés et déclarés lors des audits effectués par les institutions financières DGI, DGRK, CNSS etc…</span></li>
<li>
<p><span>Appuyer SESOMO dans la documentation relative à la déclaration annuelle des impôts et cotisations.&nbsp;</span></p>
<p><span><strong>Finances.</strong></span></p></li>
<li><span><strong>1/ Suivi budgétaire&nbsp;:</strong></span></li>
<li><span>Veuillez au respect des codes utilis</span><span>é</span><span>s sur les documents ;</span></li>
<li><span>Veuillez au respect des autorisations des dépenses ;&nbsp;</span></li>
<li><span>Préparer le cash request mensuel de SCI Kinshasa&nbsp;;</span></li>
<li><span>Préparer la confirmation des fonds de la 2é tranche mensuellement&nbsp;;</span></li>
<li>
<p><span>Saisie des factures dans PROSAVE après toutes les vérifications préconisées par les procédures Prosave&nbsp;;</span></p>
<p><span><strong>Livre de caisse</strong></span></p></li>
<li><span>Tenir à jour les différents livres de caisse pour toutes les monnaies utilisées, c'est-à-dire enregistrer les dépenses ainsi que les recettes au fur et à mesure que s’effectuent les transactions&nbsp;;</span></li>
<li>
<p><span>Saisie des écriture comptables, Glacos hebdomadaire de SCI Kinshasa&nbsp;;</span></p>
<p><span><strong>La caisse</strong></span></p></li>
<li><span>Préparer toutes les demandes de fonds à transférer dans la caisse pour les dépenses courantes&nbsp;;</span></li>
<li><span>Effectuer quotidiennement un comptage de caisse.</span></li>
<li><span>Effectuer tout paiement conformément aux manuels des procédures</span></li>
<li><span>Suivi des différentes réceptions de fonds dans le compte bancaire du CO&nbsp;;</span></li>
<li><span>Effectuer et faire le suivi des transferts de fonds aux bases&nbsp;</span></li>
<li><span>Effectuer tous les paiements Prosave dans Agresso avec le profil AP Cashier</span></li>
<li>
<p><span>Appuyer lorsque c’est nécessaire le Senior Finance Officer dans la Réconciliation Bancaire mensuelle&nbsp;</span></p>
<p><span>&nbsp;</span><span><strong>Vérification et Approbation des infos Bancaire Fournisseurs</strong></span></p></li>
<li><span>Approbation des informations bancaires de tous les fournisseurs après vérification des critères éditées par la procédure Prosave&nbsp;;</span></li>
<li>
<p><span>Suivie des erreurs des informations bancaire et s’assurer de leurs corrections ;</span></p>
<p style="margin-left:36pt"><span><strong>Archivage</strong></span></p></li>
<li><span>S’assurer de l’archivage des toutes les correspondances adressés à et ou aux Finances&nbsp;;</span></li>
<li>
<p><span>Travailler avec le chargé des Archives mensuellement pour se rassurer de tout archivage des pièces et document comptables de la comptabilité du mois est fait.&nbsp;</span></p>
<p><span><strong>Clôture des comptes</strong></span></p></li>
<li><span>Réaliser une réconciliation hebdomadaire des comptes sous la supervision du Senior Finance Officer&nbsp;;</span></li>
<li>
<p><span>S’assurer que tous les comptages de caisse sont réalisés</span></p>
<p><span><strong>Les avances</strong></span></p></li>
<li><span>Accorder les avances aux logisticiens&nbsp;; Staffs Programme et aux autres membres de l’équipe ;</span></li>
<li><span>Enregistrer les avances dans un livre approprié&nbsp;;</span></li>
<li><span>S’assurer que toutes les avances sont justifiées au cours du mois de leur paiement&nbsp;;</span></li>
<li>
<p><span>Imputer aux avances le code comptable approprié</span></p>
<p><span><strong>Classement des documents comptables :</strong></span></p></li>
<li><span>Classer toutes les pièces comptables selon un ordre chronologique.</span></li>
<li>
<p><span>S’assurer que chaque opération de la caisse est soutenue par une pièce acceptable.</span></p>
<p><span><strong>Audit</strong></span></p></li>
<li><span>Appuyer l’équipe dans la recherche et le classement des pièces lors du déroulement des audits internes et externes.</span></li>
<li><span>Exécuter tout autre tâche demandée par la hiérarchie selon le besoin du département.</span></li>
<li>
<p><span><strong>COMPORTEMENTS (Nos Valeurs Mis en Pratique)</strong></span></p>
<p><span><strong>Redevabilité :</strong></span></p></li>
<li><span>Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children&nbsp;</span></li>
<li>
<p><span>Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.&nbsp;</span></p>
<p><span><strong>Ambition :</strong></span></p></li>
<li><span>Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.&nbsp;</span></li>
<li><span>&nbsp;Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres</span></li>
<li><span>Orienté vers le futur, pense stratégiquement</span></li>
<li><span>Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs</span></li>
<li><span>&nbsp;Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité</span></li>
<li>
<p><span>&nbsp;A l’écoute<strong>&nbsp; &nbsp;</strong></span></p>
<p><span><strong>Collaboration :</strong></span></p></li>
<li><span>Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs</span></li>
<li><span>&nbsp;Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitiv</span></li>
<li><span>A l’écoute<strong>&nbsp; &nbsp;</strong></span></li>
<li>
<p><span><strong>Créativité :</strong></span></p></li>
<li><span>Développe et encourage des solutions innovantes</span></li>
<li><span>Disposé (e) à prendre des risques calculés</span></li>
<li>
<p><span><strong>Intégrité :</strong></span></p></li>
<li>
<p><span>Honnête, encourage l’ouverture et la transparence, démontre un haut niveau d’intégrité</span></p>
<p><span><strong>QUALIFICATIONS&nbsp;</strong></span></p></li>
<li>
<p><span>Un niveau universitaire (Graduat minimum) dans le domaine financier est requis pour ce poste.</span></p>
<p><span><strong>EXPERIENCE AND COMPETENCES</strong></span></p></li>
<li><span><strong>Essentielles</strong></span></li>
<li><span>Avoir au moins 2 ans d’expérience en gestion de la caisse&nbsp;; administration / gestion financière dans un poste similaire&nbsp;</span></li>
<li><span>Bonne connaissance de la législation sociale en RDC.</span></li>
<li><span>Être capable de travailler sous pression et pendant de longues heures.</span></li>
<li><span>Aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes</span></li>
<li><span>Expérience de travail dans les organisations humanitaires serait un plus</span></li>
<li><span>Parler et écrire couramment le Fran</span><span>ç</span><span>ais.&nbsp;</span></li>
<li>
<p><span>Bonnes aptitudes interpersonnelles.</span></p>
<p><span><strong>Désirables</strong></span></p></li>
<li><span>Capacité à produire des mémos et des rapports en fonction des modèles établis).</span></li>
<li><span>Connaissance de l’Anglais.</span></li>
<li><span>Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues</span></li>
<li><span>Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations</span></li>
<li><span>Connaître les techniques de gestion des équipes mixtes de travail</span></li>
<li><span>Flexibilité, diplomatie et tact dans la façon et talent de négociateur</span></li>
</ul>